Notwendige Konfiguration, damit Swyx Operator im Namen Ihrer Swyx Partner E-Mail-Domäne E-Mails senden kann

Einführung

Der Swyx Operator versendet beim Einrichten von Swyx Partner Zugängen und beim Anlegen von neuen SwyxMeeting Nutzerkonten Willkommen-E-Mails an die neu eingerichteten Benutzer. Diese EMails tragen als Absender die E-Mail-Adresse des technischen Kontakts des Swyx Partners, damit Endkunden bei Fragen direkt den richtigen Ansprechpartner kontaktieren können.

Problematik

Typischerweise prüfen Mailsysteme beim Empfang von E-Mails, ob die Absender E-Mail-Adresse dem versendenden E-Mail-System entspricht. Ist dies nicht der Fall, wird die E-Mail als Spam markiert und gefiltert. Diese Prüfung wird mit SPF Systemen durchgeführt. Nähere Informationen zu SPF (Sender Policy/Permitted Framework) finden Sie hier.

Für den oben genannten Fall der Willkommen-E-Mails, besteht somit die Gefahr, dass die vom Swyx Operator versendeten Mails fälschlicherweise als Spam deklariert werden, weil als E-Mail-Absender der technische Kontakt des Swyx Partners (inkl. der Swyx Partner E-Mail-Domäne) eingetragen ist, die E-Mail selber jedoch von einem Swyx zugehörigen Mailsystem versendet wurde.

Aus diesem Grund muß jeder Swyx Partner dafür sorgen, dass das Swyx Operator Mailsystem die
Erlaubnis erhält die Willkommen-E-Mails im Kontext der Swyx Partner E-Mail-Domäne zu versenden.
Die dafür notwendige Konfiguration ist im folgenden Abschnitt erklärt.

Lösung

Damit die vom Swyx Operator versendeten Willkommen-E-Mails beim Empfänger nicht als Spam
deklariert werden, müssen Sie Ihre eigene E-Mail-Domäne so einrichten, dass Swyx im Namen Ihres E-Mail-Servers E-Mails senden kann.

Dafür benötigen Sie einen SPF-Eintrag auf Ihrem DNS-Server.

Einrichten eines SPF-Eintrags

Die Einrichtung eines SPF-Eintrags variiert je nach Domain Name Registrar.

Unter den folgenden Links finden Sie Anweisungen für die gängigen Anbieter:

GoDaddy

Namecheap

1&1

Network Solutions

Google Domains.

Den SPF-Eintrag selber fügen Sie als TXT-Eintrag zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domäne hinzu.

Die genauen Schritte sind gemäß dem eingesetzten Domain Name Registrar durchzuführen. Swyx empfiehlt den folgenden SPF-Eintrag um dem Swyx Operator den E-Mail-Versand unter Ihrer Swyx Partner E-Mail-Domäne zu erlauben:

v=spf1 a:smtp.ispworks.net -all

Hinweise:

• Anstelle des -all Qualifizierers können Sie auch andere Qualifizierer gemäß SPF Spezifikation
  verwenden.
• Sollten Sie bereits einen SPF-Eintrag verwenden, fügen Sie den obigen innerhalb dieser Zeile
  hinzu, da lt. Standard mehrere Zeilen nicht unterstützt werden.Sofern Sie bspw. v=spf1include:_spf.google.com ~all bereits verwenden, würde die Kombination wie folgt aussehen:

v=spf1 include:_spf.google.com a:smtp.ispworks.net ~all