Outlook Kalender Abfrage für Konferenzraum (CRM)

Zusammenfassung:

Ab SwyxWare v4.10 gibt es die Konferenz Funktion mit den sogenannten virtuellen Konferenz Räumen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie den Zugang zu einem Konferenzraum mit einem Outlook Kalender verbinden können, so dass bevor der Konferenzraum "betreten" werden kann, zunächst ein Termin eingetragen werden muss.

Dieses Call Routing kann sowohl mit dem Grafischen Skript Editor als auch mit dem Regel Assitenten des Call Routing Managers erzeugt werden. Dieser Artikel beschreibt das Skript mit CRM.

• Outlook Kalender Abfrage für Konferenzraum (GSE)

Information:

Um einen Konferenzraum einzurichten, müssen Sie lediglich dem Konferenz Benutzer eine oder mehrere Durchwahlen geben. Nun stehen entsprechend Konferenzräume zur Verfügung, die sofern die Durchwahl bekannt ist, von jedem Anrufer (intern oder extern) benutzt werden können.

Der Zugang zu einem Konferenzraum kann u.a dadurch eingeschränkt werden, dass er mit einem Outlook Terminkalender verbunden wird, und in diesem Kalender zuerst ein Termin eingetragen sein muss.

Bitte beachten Sie, dass der Konferenz Benutzer genau einem einzigen Windows Benutzerkonto zugeordnet ist, daher ist unabhängig von der Anzahl der konfigurierten Konferenzräume nur ein Kalender vorhanden.

Betrachten Sie diesen Artikel bitte als Beispiel, denkbar wären auch Überprüfungen wie

• nur interne oder externe Anrufer
• nur für bestimmte Anrufer (bestimmte Caller IDs)
• nur zu bestimmten Uhrzeiten
• nur wenn eine gültige PIN eingegeben wurde, siehe hierzu:
  PIN Abfrage für Konferenzraum (GSE)
• oder Kombinationen aus diesen Punkten

Die Call Routing Regel(n)

• Öffnen Sie vom Call Routing Manager aus den Regel Assistenten um eine neue Regel zu erzeugen.
• Als Situation wählen Sie bitte "mein Outlook Kalender sagt ich bin gebucht".
• Als Anrufe wählen Sie "Rufe von jedem".
• Als Uhrzeiten wählen Sie "zu jeder Uhrzeit".
• Bestimmen Sie keine Ausnahmen.
• Erzeugen Sie nun eine neue Aktionsfolge "zu Konferenz durchstellen".
• Diese Aktionsfolge besteht aus einer einzigen Aktion Durchstellen zum "ursprünglichen Ziel".
• Speichern Sie diese Regel ab.
  
  
                            CRM - Check Outlook Calendar
  
  
                                                       Aktionsfolge

Diese Regel greift also, wenn ein Anruf zu einem Zeitpunkt erfolgt, für den ein Termin existiert. In allen anderen Fällen soll eine Ansage kommen und anschliessend der Ruf abgebrochen werden. Hierzu fehlt noch eine zweite Regel:

• Erzeugen Sie eine neue Regel.
• Als Situation wählen Sie bitte "in allen Situationen".
• Als Anrufe wählen Sie "Rufe von jedem".
• Als Uhrzeiten wählen Sie "zu jeder Uhrzeit".
• Bestimmen Sie keine Ausnahmen.
• Erzeugen Sie nun eine neue Aktionsfolge "Ruf beenden".
• Diese Aktionsfolge besteht aus zwei einzelnen Aktionen:
  • Abspielen einer Ansage dass der Konferenzraum z.Zt. nicht gebucht ist.
  • Ruf beenden.
• Speichern Sie diese Regel ab.
  
  
                                      CRM - Disonnect
  
  
                                                          Aktionsfolge

Was ist bei mehreren Konferenzräumen zu tun ?

Sie können dem Konferenz Benutzer eine beliebige Anzahl von Durchwahlen zuweisen, und damit eine beliebige Anzahl von Konferenzräumen schaffen. Wenn Sie einen oder mehrere dieser Konferenzräume mit einem Call Routing Skript versehen möchten, so muss am Anfang des Skriptes eine entsprechende Auswahl getroffen werden.

Zu beachten ist aber auf jeden Fall, dass wie bereits erwähnt für alle Konferenzräume nur ein Kalender zur Verfügung steht.

Für jeden mit einem Call Routing zu versehenden Konferenzraum muss eine Regel entsprechend der ersten in diesem Artikel beschriebenen Regel erzeugt werden. Diese muss allerdings leicht angepasst werden, so dass sie nur für Anrufe an einen bestimmten Konferenzraum zutrifft:

                          Regel Assistent - Anrufe

Sind auf diese Weise alle Konferenzräume mit einem Call Routing versehen worden, folgt abschliessend die Regel zum Beenden des Rufes.