E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen soll E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

Der Enreach Operator unterstützt zwei Arten von elektronischen Rechnungen, ZUGFeRD und UBL, also ZUGFeRD 2.x und XRechnung. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.

Wenn Sie alle Kunden auf ein Rechnungsformat umstellen möchten, gehen Sie im Operator auf Menü / Management / Konfiguration und dort auf den zweiten Reiter, Rechnungsinformationen. Dort wählen Sie das gewünschte Format (siehe Screenshot). Das Häkchen überschreibt die Einstellung für alle Kunden. Falls einzelne Kunden ein anderes Format bevorzugen, kann diese Eigenschaft der Rechnung auch in den Fakturadetails für jeden einzelnen Kunden geändert werden.

Für ZUGFeRD erzeugt der Operator ein PDF mit eingebettetem factur.xml und stellt die Texte im PDF als Bilder dar. Im PDF-Reader erscheint dann eine Büroklammer, mit der man das XML auch herauslösen kann. Solch ein PDF ist jedoch auf einem Windows-PC wegen der Bilder nicht durchsuchbar. (MACs scannen im Hintergrund die Bilder auf Text, sodass das Problem dort nicht auftritt.)

Wenn PDF + UBL xml als Rechnungstyp ausgewählt ist, dann erzeugt Operator zwei Dateien. Ein PDF und eine separate XML Datei. Beim E-Mail Versand dieser Rechnung werden beide Dateien an die E-Mail angehängt. Die XML Datei kann im Kundenkontext separat aus dem Operator heruntergeladen werden. Siehe dazu bitte folgenden Screenshot:

Das PDF ist in diesem Fall (PDF + UBL xml) für den Menschen lesbar und maschinell durchsuchbar.

Im folgenden zwei Beispiel-E-Mails: eine mit ZUGFeRD (RNR 99947) und eine mit UBL (99959).

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Die obigen Beispiele sind hier zum Herunterladen verlinkt:
ZugFerd E-Rechnung per Mail
UBL E-Rechnung per Mail

Für Rückfragen steht das BSS-Team gerne zur Verfügung.